○加古川市上下水道局文書取扱規程
平成21年8月31日
水道事業管理規程第16号
加古川市水道局文書取扱規程(昭和63年水管規程第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、上下水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いの原則を定め、文書処理の標準化と能率化を図るため必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(1) 文書 局において取り扱うすべての文書及び電磁的記録をいう。
(2) 所管課 文書に係る事務を所管する課をいう。
(3) 庁内文書 市内部において発送し、又は収受する文書をいう。
(4) 庁外文書 庁内文書以外の文書で発送し、又は収受する文書をいう。
(5) 文書分類表 所管課の長(以下「所管課長」という。)が、加古川市文書取扱規程(昭和63年訓令甲第7号。以下「市規程」という。)別表に定める基準に基づき文書の保存期間等を定めたもので経営管理課長が適当と認めたものをいう。
(6) 電磁的記録 加古川市情報公開条例(平成10年条例第27号。以下「情報公開条例」という。)第3条第2号に規定する電磁的記録をいう。
(7) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務を処理するシステムをいう。
(文書の種類)
第4条 文書は、例規文書、一般文書に区分する。
2 例規文書は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 上下水道事業管理規程
(2) 上下水道事業告示
(3) 上下水道局訓令
3 一般文書の種類は、おおむね次のとおりとする。
(1) 庁内文書
(2) 庁外文書
(局における文書事務の統括者)
第5条 局における文書事務の統括者は、経営管理課長とする。
2 経営管理課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対して必要な措置を求めることができる。
(課における文書事務の統括者)
第6条 課における文書事務の統括者は、課長とする。
2 課長は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書事務の統括的管理に関すること。
(2) 文書分類表の管理及び補正に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の引継ぎに関すること。
(5) 文書の廃棄に関すること。
(文書取扱責任者)
第7条 課に文書取扱責任者を1名置き、課長が命ずる係長(係長に準ずるものを含む。以下同じ。)をもって充てる。ただし、係長を置かない課にあっては、文書取扱責任者は、当該課の職員の中から課長が命ずる。
2 課長は、文書取扱責任者を命じたときは、直ちに経営管理課長及び市総務課長に報告しなければならない。
3 文書取扱責任者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の受領、収受及び発送に関すること。
(2) 文書事務の処理促進に関すること。
(3) 文書事務の改善指導に関すること。
(4) 文書の整理に関すること。
(5) 文書の分類、編冊及び製本に関すること。
(6) 帳票事務に関すること。
(7) 行政資料の収集及び管理に関すること。
(8) その他文書事務の処理に関すること。
(文書取扱者)
第8条 文書取扱責任者の事務を補助させるため、課に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、当該課の職員の中から課長が命ずる。
3 課長は、文書取扱者を命じたときは、直ちに経営管理課長及び市総務課長に報告しなければならない。
4 文書取扱者は、文書取扱責任者の指示に基づき、課における文書の取扱いについて必要な事務を行う。
(文書の受領)
第9条 局に到達した文書は、経営管理課において受領し、文書配付箱又は通信回線を利用して送付する。ただし、課に直接到達した文書は、当該課において受領することができる。
(郵便料金の不足又は未払の文書の受領)
第10条 郵便料金の不足又は未払の文書は、経営管理課長又は所管課長が必要と認めたものに限りその料金を支払い、受領することができる。
(経営管理課における文書の配付)
第11条 市総務課から配付された文書又は局で直接収受した文書は、経営管理課において次の各号のとおり取り扱わなければならない。
(1) 配付先の明確な文書は、閉封のまま経営管理課に設けた文書配付箱を通じて所管課に配付する。
(2) 配付先の明確でない文書は、開封し、配付先を確認したうえで所管課に配付する。
(3) 2以上の課に関連すると認められる文書は、開封し、経営管理課長がその配付先を決定し、文書配付箱を通じて配付する。
(4) 書留等特殊郵便物は、特殊郵便物受領簿に必要事項を記載した後、所管課の担当者の受領印を徴する。
(庁内文書の送付)
第12条 庁内文書は、文書配付箱を通じて所管課に送付しなければならない。ただし、緊急を要する文書、重要な文書又は送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効である文書は、この限りでない。
(所管課における文書の収受)
第13条 文書取扱責任者は、文書を受領したときは、親展文書その他開封が不適当であると認める文書を除きすべて開封し、文書管理システムに収受年月日、文書分類番号等必要事項を登録しなければならない。この場合において、上下水道事業管理者(以下「管理者」という。)が別に定める方法により文書(電磁的記録に係るもの及び管理者が別に定めるものを除く。)に記載されている事項と同一の事項を内容とする電磁的記録を作成し、文書管理システムに登録したときは、当該登録された電磁的記録を正本とすることができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は文書管理システムによる処理を省略することができる。
(1) 庁内文書のうち事務連絡等で軽易なもの
(2) 各種の請求書及び領収書
(3) 図書、物品等の送り状
(4) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書管理システムによる処理の必要がないと認められる軽易な文書
(収受文書の処理)
第14条 所管課長は、前条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)を閲覧の後、当該文書に関して必要な処理を係長に指示しなければならない。
2 係長は、所管課長の指示に基づき、当該文書に関して必要な処理を担当者に指示しなければならない。
(重要な文書の閲覧)
第15条 所管課長は、収受文書のうち、重要な文書で上司の閲覧を要すると認められるものについては、直ちに閲覧に供しなければならない。当該文書を閲覧した者において、更に上司の閲覧を要すると認められるものについてもまた同様とする。
(他の部署に関係のある文書の取扱い)
第16条 所管課長は、収受文書が他の課又は市の他の部署(以下「他課等」という。)に関係のある文書であるときは、当該文書を閲覧の後、他課等の閲覧に供しなければならない。
(文書の起案)
第17条 文書の起案は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 起案は、別に定めるものを除き、文書管理システムに起案日、文書分類番号、決裁を受ける事案の内容等必要事項を登録することにより処理しなければならない。
(2) 起案は、1事案ごとに処理すること。ただし、定例的なもの、軽易なもの又は多数にわたるものは、この限りでない。
(3) 起案する文書(以下「起案文書」という。)は、すべて左横書きとすること。ただし、法令の規定で様式を縦書きと定められているものその他縦書きが適当と認められているものについてはこの限りでない。
(4) 件名は、一見して本文の内容がわかるように記載すること。
(5) 起案文書は、易しく簡潔にし、長文になる場合には本文に先立ち、結論又は要旨を記載すること。
(6) 起案文書には、参考となるべき書類があるときは、これを添付すること。
(7) 合議を必要とする起案文書には、合議先を記載すること。
(文書管理システムへの登録)
第18条 文書の収受時又は起案時及び決裁後又は回答後において、収受者又は起案者は、文書管理システムに次に掲げる項目を登録しなければならない。
(1) 収受年月日又は起案年月日
(2) 決裁年月日
(3) 文書番号
(4) 文書分類番号
(5) 件名
(6) その他必要事項
(決裁の促進)
第19条 所管課長は、処理期限があるもの又は施行期日の予定されているものについては、係長に対しその決裁の促進を指示しなければならない。
(決裁の順序)
第20条 起案文書は、順次、上司の決定を経て管理者又は決定者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第21条 他課等に関係を有する起案文書は、その関係する他課等に合議しなければならない。
2 合議を受けた他課等の長は、起案文書を直ちに閲覧し、異議のないときは、当該起案文書を所管課長に回付しなければならない。
3 前項の場合において、合議事項について異議があるときは、直ちに起案した他課等と協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、意見を付し上司の指示を受けなければならない。
4 所管課長は、合議事項の内容を変更するときは、合議先の他課等の長と再度協議しなければならない。
(個人情報等記録文書の取扱い)
第22条 所管課長は、収受文書又は起案文書が、情報公開条例第5条各号に規定する情報が記録されている文書(以下「個人情報等記録文書」という。)に該当すると認めた場合は、個人情報等の保護又は保持に特に注意して取り扱わなければならない。
(文書の記号及び番号)
第23条 施行する文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、軽易又は定例的な文書及び経営管理課長が特に必要と認めた文書についてはこの限りでない。
(1) 管理規程及び告示には「加古川市上下水道事業」を、訓令には「加古川市上下水道局」をそれぞれ冠し、その番号は暦年による一連番号を当該番号簿により付番すること。
(2) 前号に掲げる文書以外のものは、「加水」の文字を冠するとともに、当該所管課の頭文字を付し、番号は文書管理システムによる文書番号を記載すること。
(浄書)
第24条 決裁済文書の浄書は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 浄書は、すべてかい書とすること。
(2) 用紙に規格又は様式の定めのあるものは、当該定めによること。
(3) 浄書した文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。
(文書の発信者名及びあて名)
第25条 発送する文書の発信者名及びあて名は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 庁外文書の発信者名には、管理者名その他法令の規定により職務権限を有する者の職名を記載すること。
(2) 事務連絡等については、その事務を所管する課長名を用いることができる。
(3) 軽易なものについては、その事務を所管する係長名又は担当者名を用いることができる。
(4) 庁内文書の発信者名及びあて名には、役職名等を記載すること。
2 施行する文書のあて名に用いる敬称は、「様」を用いなければならない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。
(1) 「御中」又は「各位」を用いるのがふさわしいと思われる文書
(2) 国、県等の法令の規定で様式の定められている文書
(3) 表彰状、感謝状等で「君」又は「さん」の使用が適当と思われるもの
(所管課名等の記載)
第26条 施行する文書には、所管課等を明らかにするため、当該文書の末尾に「照会先」、「問い合わせ先」又は「担当」と記載し、その後に所管課名等を記載しなければならない。ただし、例規文書その他所管課名等を記載しないことが適当と認められる文書については、この限りでない。
(公印の押印)
第27条 施行する文書には、加古川市上下水道局公印規程(平成元年水管規程第2号)の定めるところにより、公印を使用しなければならない。ただし、庁内文書その他文書の性質及び内容により、公印を要しないもの又は公印の押印以外の方法で認証できるものについては、この限りでない。
(発送)
第28条 文書の発送は、庁外文書については郵送で行い、庁内文書については文書配付箱を通じて送付するものとする。ただし、文書の送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効な場合は、機器類によることができる。
(補則)
第30条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成21年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日前に作成又は収受された文書の取扱いについては、この規程による改正後の加古川市水道局文書取扱規程の規定にかかわらず、なお、従前の例によることができる。
附則(平成27年4月1日上下水管規程第8号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日上下水管規程第5号)
(施行期日)
1 この規程は、令和6年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正後の加古川市上下水道局文書取扱規程の規定は、この規程の施行の日以後に収受した文書について適用する。