○加古川市教育委員会文書取扱規程
昭和63年9月30日
教育委員会規程第2号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の受領及び配布(第10条―第13条)
第3章 文書の収受、起案及び決裁(第14条―第24条)
第4章 文書の施行(第25条―第32条)
第5章 文書の保存(第33条―第40条)
第6章 補則(第41条)
附則
別表
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、加古川市教育委員会(以下「教育委員会」という。)の事務局及び教育機関(以下「事務局」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(1) 文書 事務局において取り扱うすべての文書及び電磁的記録をいう。
(2) 課等 加古川市教育委員会事務局事務分掌規則(昭和61年教育委員会規則第3号)第2条に定める課等及びこれに相当する組織をいう。
(3) 所管課 文書に係る事務を所管する課等をいう。
(4) 庁内文書 市内部において発送し、又は収受する文書をいう。
(5) 庁外文書 庁内文書以外の文書で発送し、又は収受する文書をいう。
(6) 文書分類表 所管課の長(以下「所管課長」という。)が別表に定める基準に基づき文書の保存期間等を定めたもので教育総務課長が適当と認めたものをいう。
(7) 公文書 加古川市情報公開条例(平成10年条例第27号)第3条第2号に規定する公文書をいう。
(8) 電磁的記録 加古川市情報公開条例第3条第2号に規定する電磁的記録をいう。
(9) 完結文書 施行が終了した決裁済文書及び施行を要しない決裁済文書並びに閲覧が終了した収受した文書をいう。
(10) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書の収受、起案、保存、廃棄その他文書管理に関する事務を処理するシステムをいう。
(文書取扱の特例)
第3条の2 文書として保管している公文書(完結文書を除く。)の取扱いについては、別に定める。
(公示令達文書の種類)
第4条 公示令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定に基づき制定するもの
(2) 教育委員会規程 各課等又は一部に命令通達する例規的なもの
(3) 告示 法令の規定に基づき、市内一般又は一部に公表するもの
(4) 公告 ある事項を市内一般又は一部に公表するもの
(5) 訓令 職務命令として指揮下にある職員に対して発するもの
(事務局における文書事務の統括者)
第5条 事務局における文書事務の統括者は、教育総務課長とする。
2 教育総務課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて課等の長(以下「課長」という。)に対して必要な措置を求めることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、庁外文書の受領、配布及び発送、庁内文書の配布並びに文書の浄書、引継ぎ及び保存の事務は、この規程の定めるところにより、総務部総務課長が掌理するものとする。
(課等における文書事務の統括者)
第6条 課等における文書事務の統括者は、課長とする。
2 課長は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書事務の統括的管理に関すること。
(2) 文書分類表の管理及び補正に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の引継ぎに関すること。
(5) 文書の廃棄に関すること。
(文書取扱責任者)
第7条 課等に文書取扱責任者を1名置き、課長が命ずる係長(係長に準ずるものを含む。以下同じ。)をもつて充てる。ただし、係長を置かない課等にあつては、文書取扱責任者は、当該課等の職員の中から課長が命ずる。
2 課長は、文書取扱責任者を命じたときは、直ちに教育総務課長に報告しなければならない。
3 文書取扱責任者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の受領、収受及び発送に関すること。
(2) 文書事務の処理促進に関すること。
(3) 文書事務の改善指導に関すること。
(4) 文書の整理に関すること。
(5) 文書の分類、編冊及び製本に関すること。
(6) 帳票事務に関すること。
(7) 行政資料の収集及び管理に関すること。
(8) その他文書事務の処理に関すること。
(文書取扱者)
第8条 文書取扱責任者の事務を補助させるため、課等に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、当該課等の職員の中から課長が命ずる。
3 課長は、文書取扱者を命じたときは、直ちに教育総務課長に報告しなければならない。
4 文書取扱者は、文書取扱責任者の指示に基づき、課等における文書の取扱いについて必要な事務を行う。
第9条 削除
第2章 文書の受領及び配布
(文書の受領)
第10条 総務部総務課から配布された文書は、教育総務課において受領する。ただし、課等に直接到達した文書は、当該課等において受領することができる。
(郵便料金の不足又は未納の文書の受領)
第11条 郵便料金の不足又は未納の文書は、総務部総務課長又は所管課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受領することができる。
(教育総務課における文書の配布)
第12条 教育総務課において受領した文書は、次に定めるところにより、取り扱わなければならない。
(1) 配布先の明確な文書は、閉封のまま文書集配棚を通じて所管課に配布する。
(2) 配布先の明確でない文書は、開封し、配布先を確認したうえで文書集配棚を通じて所管課に配布する。
(3) 2以上の課等に関連すると認められる文書は、開封し、教育総務課長がその配布先を決定し、文書集配棚を通じて配布する。
(庁内文書の配布)
第13条 庁内文書は、文書集配棚を通じ、封入しないで所管課に配布しなければならない。ただし、緊急を要する文書、重要な文書又は送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効である文書は、この限りでない。
第3章 文書の収受、起案及び決裁
(所管課における文書の収受)
第14条 文書取扱責任者は、文書を受領したときは、親展文書その他開封が不適当であると認める文書を除きすべて開封し、文書管理システムに収受年月日、文書分類番号等必要事項を登録しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は文書管理システムによる処理を省略することができる。
(1) 庁内文書のうち事務連絡等で軽易なもの
(2) 各種の請求書及び領収書
(3) 図書、物品等の送り状
(4) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書管理システムによる処理の必要がないと認められる軽易な文書
(収受文書の処理)
第15条 所管課長は、前条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)を閲覧の後、当該文書に関して必要な処理を係長に指示しなければならない。
2 係長は、所管課長の指示に基づき、当該文書に関して必要な処理を担当者に指示しなければならない。
(重要な文書の閲覧)
第16条 所管課長は、収受文書のうち、重要な文書で上司の閲覧を要すると認められるものについては、直ちに閲覧に供しなければならない。当該文書を閲覧した者において、更に上司の閲覧を要すると認められるものについてもまた同様とする。
(他の部又は課等に関係のある文書の取扱い)
第17条 所管課長は、収受文書が他の部又は課等に関係のある文書であるときは、当該文書を閲覧の後、その関係のある部又は課等の閲覧に供しなければならない。
(文書の起案)
第18条 文書の起案は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 起案は、別に定めるものを除き、文書管理システムに起案日、文書分類番号、決裁を受ける事案の内容等必要事項を登録することにより処理しなければならない。
(2) 起案は、1事案ごとに処理すること。ただし、定例的なもの、軽易なもの又は多数にわたるものは、この限りでない。
(3) 起案する文書(以下「起案文書」という。)は、すべて左横書きとすること。ただし、法令の規定で様式を縦書きと定められているものその他縦書きが適当と認められているものについてはこの限りでない。
(4) 件名は、一見して本文の内容がわかるように記載すること。
(5) 起案文書は、易しく簡潔にし、長文になる場合には本文に先立ち、結論又は要旨を記載すること。
(6) 起案文書には、参考となるべき書類があるときは、これを添付すること。
(7) 合議を必要とする起案文書には、合議先を記載すること。
(文書管理システムへの登録)
第19条 文書の収受時又は起案時及び決裁後又は回答後において、文書取扱責任者は、文書管理システムに次に掲げる項目を登録しなければならない。
(1) 収受年月日又は起案年月日
(2) 決裁年月日
(3) 文書番号
(4) 文書分類番号
(5) 件名
(6) その他必要事項
(決裁の促進)
第20条 所管課長は、処理期限があるもの又は施行期日の予定されているものについては、係長に対しその決裁の促進を指示しなければならない。
(決裁の順序)
第21条 起案文書は、順次、上司の決定を経て教育長又は決定者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第22条 他の部又は課等に関係を有する起案文書は、その関係する部又は課等に合議しなければならない。
2 合議を受けた部長又は課長(以下「部課長」という。)は、起案文書を直ちに閲覧し、異議のないときは、当該起案文書を所管課長に回付しなければならない。
3 前項の場合において、合議事項について異議があるときは、直ちに起案した部又は課等と協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、意見を付し上司の指示を受けなければならない。
4 前項の意見を別紙に記入する場合は、末尾に意見記入者の印を押さなければならない。
5 所管課長は、合議事項の内容を変更するときは、合議先の部課長と再度協議しなければならない。
第23条 削除
(個人情報等記録文書の取扱い)
第24条 所管課長は、収受文書又は起案文書が、加古川市情報公開条例第5条各号に規定する情報が記録されている文書(以下「個人情報等記録文書」という。)に該当すると認めた場合は、個人情報等の保護又は保持に特に注意して取り扱わなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の記号及び番号)
第25条 施行する文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、軽易又は定例的な文書及び教育総務課長が特に必要と認めた文書についてはこの限りではない。
(1) 公示令達文書は、それぞれ別に定める番号簿による番号を記載すること。
(2) 前号に掲げる文書以外のものは、課等ごとに別に定める課名記号及び文書管理システムによる文書番号を記載すること。
第26条 削除
(浄書)
第27条 決裁済文書の浄書は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 浄書は、すべてかい書とすること。
(2) 用紙に規格又は様式の定めのあるものは、当該定めによること。
(3) 浄書した文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。
(文書の発信者名及びあて名)
第28条 発送する文書の発信者名及びあて名は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 庁外文書の発信者名には、教育委員会その他法令の規定により職務権限を有する者の職名及び氏名を記載すること。ただし、事務連絡等で軽易なものについては、その事務を所管する部課長の役職名及び氏名を用いることができる。
(2) 庁外文書のあて名には、職名又は役職名及び氏名を記載すること。
(3) 庁内文書の発信者名及びあて名には、職名又は役職名を記載して氏名を省略すること。ただし、特に必要と認められる場合は、この限りでない。
2 施行する文書のあて名に用いる敬称は、「様」を用いなければならない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。
(1) 「御中」又は「各位」を用いるのがふさわしいと思われる文書
(2) 国、県等の法令の規定で様式の定められている文書
(3) 表彰状、感謝状等で「君」又は「さん」の使用が適当と思われるもの
(所管課名等の記載)
第29条 施行する文書には、所管課等を明らかにするため、当該文書の末尾に「照会先」、「問い合わせ先」又は「担当」と記載し、その後に所管課名等を記載しなければならない。ただし、教育委員会規則等の例規文書その他所管課名等を記載しないことが適当と認められる文書については、この限りでない。
(公印の押印)
第30条 施行する文書には、加古川市教育委員会公印規則(平成元年教育委員会規則第2号)の定めるところにより、公印を使用しなければならない。ただし、庁内文書その他文書の性質及び内容により、公印を要しないもの又は公印の押印以外の方法で認証できるものについては、この限りでない。
(発送)
第31条 文書の発送は、庁外文書については郵送で行い、庁内文書については文書集配棚を通じて行わなければならない。ただし、文書の送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効な場合は、機器類によることできる。
(文書発送手続)
第32条 文書取扱責任者は、次に定めるところにより文書の発送手続をとらなければならない。
(1) 小包その他特別の包装を必要とするときは、適切な包装を行うこと。
(2) 郵送によるときは、所定の封筒又ははがきを使用し、郵便番号、住所、あて名、発送年月日及び差出課名を記載し、特殊な取扱いを必要とするときは、封筒の表面に書留、速達、親展等の別を明らかにすること。
(3) 郵送によるときは、料金後納の方法によること。ただし、これにより難いときは、料金別納若しくは料金受取人払の方法又は郵便切手によることができる。
(4) 料金後納の方法によつて郵送するときは、郵送すべき文書に料金後納郵便物発送伝票(様式第4号)を添えて総務部総務課に提出すること。
(5) 大量又は緊急に発送する必要があるときは、あらかじめ総務部総務課に連絡し、その指示を受けること。
第5章 文書の保存
(文書の保存期間)
第33条 完結文書の保存期間は、文書分類表に定めるところによる。
2 前項の規定にかかわらず、法令の規定に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、当該法令に定める期間又は時効が完成する期間による。
(文書の整理)
第34条 文書取扱責任者は、完結文書を文書分類表に従い、文書題名別に整理し、会計年度又は暦年ごとに編冊しなければならない。
2 文書取扱責任者は、完結文書(文書管理システムに保存されたものを除く。以下この項において同じ。)を次に定めるところにより編冊して保存し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結文書が大量のため1冊にし難いときは、枝番号をつけて分冊すること。
(4) 専用ファイル等には、前条第1項に定める保存期間に従い、次に掲げる色を背表紙に表示すること。
ア 長期 赤色
イ 10年 青色
ウ 5年 黄色
エ 3年 白色
3 担当者は、施行の終了していない決裁済文書を適正に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
4 文書取扱責任者は、電磁的記録のうち、保存を要するものについては磁気ディスク、磁気テープ又は光ディスク等の記録媒体に適正に保管しなければならない。
(保存期間の起算)
第35条 完結文書の保存期間は、編冊が会計年度によるものは、完結した日の属する会計年度の翌年度4月1日から、編冊が暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(所管課における完結文書の保存)
第36条 所管課長は、完結文書を当該文書の完結した日の属する会計年度終了後(編冊が暦年によるものは、当該文書の完結した日の属する年の4月1日の属する会計年度終了後)1年間所管課において保存しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第37条 所管課長は、前条の規定により保存していた文書を毎年6月末日(災害その他の理由により同日までに引き継ぐことが困難な場合にあつては、総務部総務課長が別に定める日)までに総務部総務課長に引き継がなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、個人情報等記録文書又は事務処理上特に必要とする文書は、総務部総務課長との協議により必要とする期間所管課において保存し、総務部総務課長に引き継がないことができる。
2 所管課長は、電磁的記録のうち、保存を要するものを所管課において保存し、保存期間中、漏えい、改ざん等が生じないよう厳重に管理しなければならない。
(保存期間の変更)
第39条 所管課長は、第37条第1項の規定により引き継いだ文書(以下「引継文書」という。)について保存期間決定後の状況の変化その他事務処理上特に必要があると認められるときは、当該文書の保存期間を変更することができる。
(引継文書の取扱い)
第40条 引継文書の閲覧、借覧、廃棄その他の取扱いについては、加古川市文書取扱規程(昭和63年加古川市訓令甲第7号)の例による。
第6章 補則
(補則)
第41条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、昭和63年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に編冊保存中の文書は、この規程により編冊したものとみなす。
3 この規程の施行前に作成された帳票でこの規程施行の際現に在庫しているものについては、この規程により作成されたものとみなし、当分の間、使用することができる。
附則(平成元年3月30日教委規程第1号)
この規程は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成2年6月30日教委規程第2号)
この規程は、平成2年7月1日から施行する。
附則(平成12年11月6日教委規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成16年3月31日教委規程第4号)
(施行期日)
1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に残存する様式については、当分の間、なお使用することができる。
附則(平成18年3月31日教委規程第1号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日教委規程第1号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年8月31日教委規程第4号)
(施行期日)
1 この規程は、平成21年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日前に作成又は収受された文書の取扱いについては、この規程による改正後の加古川市教育委員会文書取扱規程の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。
3 この規程の施行の際、現に残存する様式第5号及び様式第6号については、当分の間、適宜修正のうえ、なお使用することができる。
附則(平成26年3月31日教委規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成27年3月31日教委規程第1号)
(施行期日)
1 この規程は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項に規定する旧教育長が、同項の規定により引き続き教育長として在職する間は、この規程による改正前の加古川市教育委員会文書取扱規程第4条第1号の規定は、なお効力を有する。
附則(令和2年3月31日教委規程第2号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。ただし、第25条第2号の改正規定は、公布の日から施行する。
附則(令和2年6月12日教委規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第3条関係)
保存区分 | 左欄の区分に属する文書 | 保存期間 |
第1種 | 特に重要な文書で次に掲げるものをいう。 1 教育委員会規則、教育委員会規程及び訓令に関する文書 2 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの 3 所管行政庁の令達及び通達に関する文書で特に重要なもの 4 教育行政の総合計画及び教育行政重点施策に関する文書 5 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの 6 許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの 7 行政不服審査及び訴訟に関する文書で重要なもの 8 財産、補助金(施設)及び市債並びに各種積立金に関する文書 9 教育委員会の議案書及び会議録 10 工事完了完成図面等で特に重要なもの 11 統計書、報告書、年報等に関する文書で特に重要なもの 12 教育委員及び教育長の事務引継書 13 職員の進退及び賞罰に関するもの並びに履歴書 14 歳入歳出決算に関する重要なもの 15 契約に関する文書で特に重要なもの 16 公有財産の取得に関する文書 17 渉外、交渉及び合意に関する文書で特に重要なもの 18 教育行政の沿革に関するもので重要なもの 19 その他重要にして長期保存の必要があると認めるもの | 長期 |
第2種 | 重要な文書で次に掲げるものをいう。 1 告示、公告及び通達に関する文書で重要なもの 2 比較的重要な事業の計画及び実施に関する文書 3 諮問、答申等に関する文書で重要なもの 4 許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの 5 行政不服審査及び訴訟に関する文書 6 決算の認定を終えた金銭及び物品に関するもの 7 表彰に関する文書 8 教育委員会に関する文書で長期保存の必要のないもの 9 統計書、報告書、年報等に関する文書で重要なもの 10 補助金(施設を除く。)及び貸付金に関する文書で重要なもの 11 公有財産の管理及び処分に関する文書 12 契約に関する文書で重要なもの 13 渉外、交渉及び合意に関する文書で重要なもの 14 復命書 15 その他10年間保存の必要があると認めるもの | 10年 |
第3種 | 通常の文書で次に掲げるものをいう。 1 告示、公告及び通達に関する文書 2 事業の計画及び実施に関する文書 3 許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの 4 各種公課に関するもの 5 調査、統計、報告及び証明に関するもの 6 一般職の職員(任期の定めのない職員を除く。)の任用に関するもの 7 通知、申請、届出等の文書で重要なもの 8 補助金(施設を除く。)及び貸付金に関する文書 9 その他5年間保存の必要があると認めるもの | 5年 |
第4種 | やや軽易な文書で次に掲げるものをいう。 1 許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの 2 通知、申請、届出等の文書 3 監査及び検査に関するもの 4 契約に関する文書 5 その他3年間保存の必要があると認めるもの | 3年 |
第5種 | 軽易な文書で次に掲げるものをいう。 1 通知、照会、回答等で軽易な文書 2 軽易な帳票 3 補助的文書及び軽易な文書で1年を超えて保存する必要がないと認めるもの | 1年 |
第6種 | 総務部総務課に引き継ぐことなく所管課において常時使用し、事務処理上常備する必要がある各種名簿、帳票等をいう。 | 常用 |
様式第1号から様式第8号まで 〔省略〕